Anteriormente creaba las facturas a pelo con google drive, la ventaja es que es gratuito, puedes organizar en carpetas las facturas por años, puedes duplicar un documento para no tener que rehacer la estructura de las facturas, pero lo malo es que si no vas con cuidado con el orden de las facturas puedes cagarla, estas tienen que ser consecutivas por número y fecha.
Con google drive cometí algún error con la numeración y tuve que hacer facturas rectificativas, además me resultaba difícil tener una visión global de los ingresos y gastos, pensé que no podía seguir trabajando de esa forma, así que decidí buscar servicios diseñados especialmente para llevar el control de facturas, presupuestos y recibos.
Por un tiempo estuve usando Cuentica de forma gratuita (ahora es de pago), la verdad es que el servicio cumplía con mis necesidades y lo estuve usando unos años.
Hace unos meses decidí buscar una alternativa y encontré Quipu, creo que es el servicio que mejor se adapta a mi.
Lo más destacado para mi
- Tiene un lector de gastos, puedes subir un fichero pdf o incluso una foto desde la web o la app y el servicio detectará automáticamente la base imponible, iva y total para que no tengas que introducirlo a mano, esto se ha vuelto imprescindible para mi, ya que llevar el control de recibos lo hago siempre a última hora.
- Puedes dar acceso a tu gestor de confianza para que pueda ver todas las facturas y recibos, yo antes enviaba las facturas y recibos al gestor por email y era un coñazo.
- Tiene un panel bonito donde puedes ver una visión global de tu negocio con el total de ingresos, gastos, iva, irpf de un periodo de tiempo determinado, también puedes ver cuales son los clientes que te reportan más ingresos y que proveedores resultan más caros.
- Puedes indicar que facturas has cobrado y cuales no, así de un vistazo puedes ver quién te debe dinero y mandar a los rusos.
- Otra cosa que me resulta muy útil es que si sueles tener una tarifa para un determinado trabajo, donde siempre introduces el mismo concepto, cantidad, base imponible, iva e irpf, puedes crear un «producto», así cuando vayas a crear una nueva factura podrás autocompletar esa información.
Y como otras herramientas puedes
- Gestionar los datos de clientes y proveedores para que cuando vayas crear una factura no tengas que introducir los datos a mano una y otra vez.
- Definir una forma de pago, por ejemplo transferencia bancaria, así cuando vayas a crear una nueva factura no tienes que buscar el maldito IBAN en la web de tu banco.
Por último comentar que Quipu tiene varias tarifas, por defecto te muestra la que incluye gestoría, como yo ya tengo un gestor solo uso la herramienta como software, así sale más barata.
Espero que este post te resulte útil tanto si estás dudando a la hora de elegir un servicio o si no estás del todo satisfecho con lo que usas actualmente.
